Cotação On-line
O que é?
A funcionalidade Cotação de compra on-line permite o envio digital de solicitações de cotação para fornecedores, por meio de link ou arquivo XLS.
O objetivo é agilizar o processo de coleta de preços, centralizar as respostas e facilitar a comparação entre propostas.
Com esse recurso, a empresa reduz o tempo gasto com contatos manuais, evita erros de digitação e garante mais controle sobre o retorno das cotações.
Ele também permite acompanhar o status de preenchimento de cada fornecedor, importar automaticamente os dados recebidos e manter um histórico organizado das negociações.
A funcionalidade resolve problemas comuns como perda de prazos, falta de padronização nas respostas e dificuldade em consolidar informações para tomada de decisão.
Como Funciona no Uniplus?
1. Licenciando, Configurando e Criando a cotação de compra
Siga as intruções do artigo: Cotação de Compras.
2. Compartilhando uma cotação de compra on-line
É possível compartilhar a cotação de compra com um link de preenchimento online da cotação.
O link de preenchimento online necessita da licença “Cotação Online“.
Ao finalizar a criação de uma cotação, o sistema automaticamente abrirá uma janela para compartilhar o arquivo via E-mail.
Nela, haverá cada contato criado para os fornecedores, assim como o E-mail informado na aba de Fornecedores, caso informado.
Para alterar as informações do E-mail, basta clicar duas vezes em um fornecedor ou contato que está marcado. É possível escolher para quais contatos será enviado o E-mail ao marcar a checkbox na primeira coluna, como mostra a imagem abaixo:
Caso seja cancelado o envio, é possível compartilhar a cotação ao marcá-la e clicar no botão [Compartilhar], e depois em qual meio deseja enviar (E-mail ou Whatsapp), conforme a imagem abaixo:
Observação:para usar o compartilhamento via Whatsapp, certifique-se de estar com as configurações da ferramenta ajustadas.
Para finalizar o compartilhamento, basta apertar o botão [Ok] e a cotação será enviada.
Também é possível selecionar várias cotações e clicar no botão [Publicar], para fazer o envio das cotações marcadas automaticamente:
Em anexo ao E-mail haverá um relatório com a cotação:
Há também um link de acesso a um preenchimento online da cotação:
O link da cotação online abre uma janela no navegador que mostra os itens a serem cotados e alguns campos a serem informados. Segue um exemplo:
Clicando no botão [Enviar cotação], as informações serão enviadas ao sistema e a cotação é marcada como finalizada, mas há como reabri-la caso necessário. É possível importar as informações registradas no formulário online ao clicar no botão [Importar] ao fazer a tomada de preço.
Existe uma opção para que o envio da cotação seja automática, assim que gerado. Para habilitar, na tela de preferências do sistema, procure pelo item “Enviar cotação para o servidor ao gravar” e marque a checkbox:
3. Tomada de preço
Para fazer a tomada de preço, na tela de cotação de compra, clique no botão [Tomada de preço] ao selecionar uma cotação.
Na tela de tomada de preço, é possível ver os vendedores e o status de preenchimento da cotação de cada um. Para acessar as cotações onlines de cada indivíduo, basta selecionar um contato e clicar no botão [Cotação online]:
Ao selecionar um dos vendedores, na tabela de produtos abaixo é mostrado qual são seus itens e informações a respeito da cotação:
É possível alterar a tomada de preço manualmente, clicando no botão [Alterar]. Para fazer a importação das cotações online, basta clicar no botão [Importar].
Observação:clicar no botão [Importar] atualiza as informações de toda as tomadas de preço, e não somente da que está selecionada no momento.
Ao importar as cotações, as informações ficam dessa forma:
Caso o Yoda esteja ativo no sistema, será criado uma rotina de busca automática das cotações preenchidas pelos links gerados. A frequência pode ser configurado em Cron, e pode ser ajustado na tela de gerenciamento do Yoda:
4. Aprovando a cotação
Acessar o artigo Cotação de Compra.
5. Vídeo explicativo
Segue abaixo um vídeo explicativo sobre o assunto:
Saiba mais
Veja as respostas para perguntas comuns sobre a Gestão de Compras Uniplus.
1 ano atrás