Ordens de Serviço no Uniplus
O que é?
A Ordem de Serviço (OS) do Uniplus permite o gerenciamento do registro, execução e faturamento de serviços.
O grande diferencial da OS Uniplus está em sua flexibilidade e personalização. Com mais de 15 campos adicionais configuráveis, ela permite padronizar registros e incluir informações específicas que podem ser impressas na OS, no laudo técnico ou no recibo de entrega.
Além disso, a OS Uniplus oferece uma gestão completa dos itens recebidos do cliente, trabalhando com três métodos distintos:
Objeto: ideal para itens que não são produtos comercializados pela empresa, como equipamentos particulares do cliente.
Produtos: indicado para itens vendidos pela empresa, permitindo rastreabilidade e controle.
Nenhum: para serviços que não envolvem recebimento de itens, como limpeza de piscinas ou consultorias.
O gerenciamento por Objeto é amplamente utilizado, destacando-se pela possibilidade de configurar características detalhadas do item e vincular mais de um objeto para um cliente específico.
Com a OS, é possível atender a demandas como manutenção de equipamentos, visitas técnicas, reparos e trocas de forma personalizada, garantindo que informações cruciais – como dados do cliente, serviços realizados, defeitos identificados, peças substituídas e valores cobrados – estejam sempre organizadas e facilmente acessíveis.
Como Funciona no Uniplus?
1. Habilitando o recurso
Para utilizar a Ordem de Serviço é necessário licenciar e ativar o módulo. Para isso acesse o Uniplus WEB, faça a ativação em Ferramentas → Configurador do sistema → Ordem de serviço, marcando a opção Ordem de serviço como orçamento:
No Uniplus Desktop, faça a habilitação em Ferramentas → Configurador do sistema → Ordem de Serviço, marcando a opção Ordem de serviço como orçamento.
2. Configurando a Ordem de Serviço
Ordens de Serviço possuem vários detalhes que, quando utilizados, facilitam seu uso.
Em Vendas → Outros → Funções de Ordem de Serviço, é possível efetuar configurações como: Áreas, Configurar Objeto, Configurar Ordem de Serviço, Prioridades, Tipo de evento e Tipo de Problema.
2.1 Configurar Ordem de Serviço
Será necessário configurar as particularidades da Ordem de Serviço, especificando todos os detalhes principais para facilitar seu uso e adaptação às necessidades da empresa.
Selecione o tipo de configuração a ser utilizado: Veículo, Oficina de Conserto ou Manutenção. Essa escolha determinará os campos específicos que serão habilitados conforme o tipo informado.
Em seguida, identifique e marque os checkboxes necessários para configurar a OS de modo que atenda às demandas de forma eficiente.
Neste exemplo, será utilizada a configuração Veículo.
Na tela acima, ao lado do campo Tipo de Configuração, há um botão que deve ser clicado com o mouse para aplicar as configurações correspondentes ao tipo selecionado.
2.2 Áreas
Faça a cadastro de áreas específicas onde o problema está ocorrendo. Para o objeto Veículo teríamos os seguintes exemplos de áreas: Câmbio, Bateria, Pneus, Correia dentada entre outros.
2.3 Configurar Objeto
Faça a inclusão do objeto que poderá ou não estar vinculado a um cliente em específico. Lembrando que é possível associar mais de um objeto para um determinado cliente.
2.4 Prioridade
Inclua a Prioridade de forma vinculada a um peso de importância, permitindo que cada ordem de serviço seja classificada com base na urgência e relevância. Isso garante que demandas críticas sejam tratadas com a devida atenção.
2.4 Tipo de Evento
É possível adicionar eventos previamente cadastrados, que funcionam como status detalhados, cada um com sua própria tela e descrição. No entanto, é importante destacar que, na tela principal, apenas o evento pré-configurado Pausa será exibido como status. Após configurado, o evento estará disponível para seleção nas Ordens de Serviço.
2.5 Tipo de Problema
Cadastre os tipos de problemas mais recorrentes para serem utilizados nas Ordens de Serviço, facilitando sua inclusão e padronizando os registros. Por exemplo: "Câmbio velho".
3. Incluindo a Ordem de Serviço
Para incluir uma ordem de serviço, acesse o menu Vendas → Geral → Ordens de Serviço e clique em Incluir (F2). Em seguida, preencha os campos correspondentes nas abas específicas.
Para alguns campos será suficiente apenas selecionar as informações pré-cadastradas.
4. Compreendendo os Status da Ordem de Serviço
Existem vários status para ordens de serviço, a sequência normal é: Aberta/Agendada → Em execução/Pausada → Finalizada → Faturada.
Para iniciar uma ordem de serviço, na Grid de OS selecione o item e clique em [Iniciar].
Após isso, selecione o Técnico que irá trabalhar na OS em questão:
Após iniciada, é possível tanto pausar quanto finalizar a Ordem de Serviço.
4.1 Finalizando a Ordem de Serviço
Para finalizar a OS, selecione ela e clique no botão [Finalizar].
O próximo passo para a OS é o faturamento. Isso é feito (com a OS selecionada) clicando em [Faturar]. Após isso, preencha as informações de pagamento na janela que sistema vai mostrar. Serão então geradas as notas fiscais correspondentes, dependendo das configurações de OS feitas no sistema.
4.2 Pausando a Ordem de Serviço
Para pausar uma OS é necessário acessar os Eventos, já que eles servem como status mais detalhados com sua própria tela e descrição, porém vale ressaltar que o único evento que aparece como status na tela principal é o evento pré-configurado Pausa. Para cadastrar um evento acesse Vendas → Geral → Ordem de serviço, selecione a OS desejada clique em Opções → Eventos → [Incluir (F2)] então selecione o Tipo de evento e preencha os demais campos para maiores informações correspondentes ao evento selecionado.
4.3 Reabrindo uma Ordem de Serviço
O Uniplus permite a reabertura de Ordens de Serviço que tenham sido finalizadas. Para reabrir uma, selecione a OS desejada e clique em em Opções → Reabrir. A OS assumirá o status Em execução e poderá ser alterada normalmente.
4.4 Retirada de objeto de uma Ordem de Serviço
É possível registrar quando o objeto da OS foi retirado pelo cliente, agindo como um meio de controle. Para isso, na tela principal de Ordem de serviço, selecione a OS já Faturada e clique em Opções → Retirada. Na janela que será mostrada informe a data da retirada, o usuário pelo qual foi entregue e o cliente que retirou.
4.5 Mesclar Ordem de Serviço
Mesclar se refere à junção de duas OS Finalizadas em uma só. Este processo somente ocorre em OS do mesmo cliente e serve para facilitar o faturamento. Basta selecionar 2 ou mais OS finalizadas do mesmo Cliente e clicar em [Faturar].
5. Configurações de Campos adicionais
Em Ferramentas → Configuração de campos extras → Selecione a Tabela desejada, que neste caso será Ordem de serviço ou Objeto.
Configure os campos adicionais desejados para padronizar os registros e incluir informações específicas que podem ser impressas na OS, no laudo técnico ou no recibo de entrega.
Basta informar a descrição para o campo adicional, selecionar o tipo de campo desejado, informar a máscara se necessário e marcar o checkbox Obrigatório para dar obrigatoriedade de preenchimento ao campo.
Observações
|
Saiba mais
Veja as respostas para perguntas comuns sobre a gestão de produtos.
_