Importação de NF-e do Fornecedor

O que é?

A funcionalidade de Importação de NF-e do Fornecedor no Uniplus automatiza a entrada de notas fiscais a partir do XML, reduzindo erros manuais e agilizando a rotina de compras.

O sistema permite importar documentos direto da SEFAZ ou via arquivo XML, realizando a leitura completa da nota, incluindo produtos, variação, lote, número de série, embalagens, fornecedores, valores e tributações.

Cadastros ausentes podem ser criados automaticamente ou associados aos já existentes, com sugestões baseadas em escolhas anteriores.

Críticas são agrupadas por item e exibidas de forma clara, facilitando a resolução, sendo ideal para empresas que lidam com alto volume de notas.

A importação pode ser pausada e retomada sem perda de dados, garantindo controle mesmo em situações de notas incompletas ou divergentes.

A configuração de comparação (entre XML e base do sistema) pode ser ajustada conforme a política de cada empresa, evitando retrabalho.

A funcionalidade ainda oferece controle tributário direto na importação, tornando o processo mais seguro, auditável e prático para o time de compras e fiscal.

Como Funciona no Uniplus?

1. Importação: Nota fiscal de Entrada

É possível incluir uma nota fiscal de entrada a partir de uma importação, que pode ser de várias naturezas.

Para isso basta acessar o menu Fiscal → Geral → Nota fiscal de Entrada e clicar no botão [Importar] na tela de notas fiscais, selecionar o modo desejado e realizar as configurações específicas:

1.1 XML de NF-e SEFAZ

Essa importação acontece a partir de um arquivo XML de nota fiscal do site da SEFAZ, que está disponível para a consulta da nota. Para realizar a importação insira a chave da nota fiscal eletrônica que consta no site e selecione dentre os modos de associação de produtos da importação.

1.2 Arquivo XML de NF-e

Essa importação acontece a partir de um arquivo XML do usuário encontrado no computador, para realizar ela, Selecione o arquivo e selecione dentre os modos de associação de produtos da importação.

1.3 Nota fiscal de entrada

Essa importação acontece a partir de uma nota de entrada previamente cadastrada e serve para cadastrar notas que necessitam ter ligação com outras notas (exemplo: uma nota de devolução). Todas as informações da nota Importada serão passadas para a nota Gerada, podendo no processo, alterar a nota gerada na hora.

Para realizar esta importação, insira as informações referentes à nota Importada e o modelo de nota que será Gerada a partir dela (saída ou entrada):

Após clicar em [Importar], será gerada uma nota fiscal do modelo escolhido, com todas as informações da nota de entrada a partir da qual ela foi gerada, podendo alterar qualquer informação desejada.

1.4 Nota fiscal de saída

Essa importação acontece a partir de uma nota de saída previamente cadastrada e serve para cadastrar notas que necessitam ter ligação com outras notas (exemplo: uma nota de devolução). Todas as informações da nota Importada serão passadas para a nota Gerada, podendo no processo, alterar a nota gerada na hora.

Para realizar esta importação, insira as informações referentes à nota Importada e o modelo de nota que será Gerada a partir dela (saída ou entrada):

Após clicar em [Importar], será gerada uma nota fiscal do modelo escolhido, com todas as informações da nota de saída a partir da qual ela foi gerada, podendo alterar qualquer informação desejada.

2. Importação de NF-e de fornecedor

Para fazer a importação de NFe do fornecedor basta acessar o menu Fiscais → Geral → Importação de NF-e de fornecedor:

Note que o sistema sempre se posiciona inicialmente na aba Importar, onde é possível fazer a importação da NFe do fornecedor diretamente da SEFAZ ou através de um arquivo XML com o padrão da NFe.

Para definir como o sistema irá tratar as críticas da importação acesse a aba Configuração. As opções disponíveis para configuração são: Comparar e replicar para todos, Não comparar e Comparar. Confira abaixo o funcionamento de cada uma das configurações:

• Comparar e replicar para todos: o sistema compara os dados do XML com o cadastro de produtos e gera a crítica. Se após resolver a crítica ainda existir mais itens no mesmo XML com a mesma crítica, ela será resolvida automaticamente de acordo a solução informada no primeiro item;

• Não comparar: o sistema não compara os dados do XML com o do produto e consequentemente não gera a crítica;

• Comparar: o sistema compara os dados do XML com o do produto e gera a crítica, porém, se outro item possuir a mesma crítica ela não será resolvida automaticamente. Será necessário resolvê-las item a item.

Perceba que a configuração precisa ser feita apenas uma vez e as demais serão preenchidas da mesma maneira.

Voltando ao processo de importação na aba Importar, depois que escolher o arquivo com a NFe do Fornecedor e clicar em “Importar”, o sistema mostrará na aba “NFe” os detalhes principais que estão sendo importados, sendo eles: fornecedor, transportadora, valores, frete, observações, etc.

Observe que também é possível visualizar o espelho da NF-e:

Na aba Itens o sistema exibirá uma tabela com os itens importados. Ao selecionar cada item, serão exibidas logo abaixo na tabela Críticas todas críticas de importação com o status Pendente ou OK. Cada crítica pendente precisa ser resolvida através de uma ação, como por exemplo associar o item a um item já cadastrado no sistema ou cadastrá-lo como um novo item.

Para navegar rapidamente pelos itens foi criado um campo para pesquisa e também é possível utilizar filtros nas colunas da tabela.

Cada associação que o sistema faz automaticamente é passível de alteração pelo usuário. No exemplo acima o sistema associou um item da nota a um determinado produto, mas é possível trocar por outro já cadastrado (ou até mesmo cadastrar um novo produto). A mesma situação ocorre com a embalagem.

Ainda sobre a relação entre produtos e embalagens, o sistema é assertivo, pois irá sugerir sempre a ação tomada na última NFe importada daquele mesmo item.

Ao resolver uma crítica relacionada à Produto por exemplo, o sistema tentará aplicar a mesma solução aos outros itens (desde que a opção Aplicar esta ação em itens semelhantes esteja marcada conforme imagens abaixo). Essa mesma lógica se aplica a outros cadastros, tais como Cfop, serviço, unidade de medida, etc.

Depois que resolver todas as críticas pendentes a aba Tributação será habilitada. Nesta aba é possível definir a tributação dos produtos que estão sendo importados. Cada vez que entrar na aba Tributação e houver algum dado que precisa ser gravado, o sistema exibirá uma mensagem solicitando a confirmação da gravação.

Ao carregar as críticas de ICMS o sistema sugere a opção Tributação do XML que pode ser alterada pelo usuário caso necessário:

Para finalizar o processo de importação basta clicar em [Gerar nota fiscal] e gravar o documento.

3. Importação: Gestão de NF-e do fornecedor

A funcionalidade Gestão de NF-e do Fornecedor permite que o sistema Uniplus consulte automaticamente o Ambiente Nacional da Sefaz e recupere as notas fiscais eletrônicas emitidas para o CNPJ da empresa.

Quando o Yoda retorna do Ambiente Nacional trazendo todas as informações coletadas para o CNPJ, ele vai tratar adequadamente este conteúdo dentro do Uniplus. Desse trabalho resultam alguns Status internos, que necessitam de ações complementares por parte do usuário do sistema:

• Importação pendente: esse Status requer atenção do usuário para a NF-e selecionada. Ele ocorre quando o Yoda traz o XML de uma NF-e e não consegue concluir sua importação. Possivelmente está faltando alguma configuração de produto ou há outra crítica pendente. Para resolver a situação, na barra de botões na parte de baixo da grid, clique no botão [Importar Nota Fiscal]. Para uma documentação completa sobre a tela de importação de nota fiscal, consulte este link. A conclusão do processo de importação vai deixar a NF-e de fornecedor com o Status “Liberação pendente”;

Para mais detalhes dos processos, acesse o artigo Gestão de NF-e do fornecedor.

4. Importação: Documentos destinados

A funcionalidade de consulta de documentos destinados é um recurso essencial para otimizar a gestão das notas fiscais emitidas para o CNPJ da sua empresa.

Com essa ferramenta, o usuário pode consultar manualmente as notas fiscais eletrônicas emitidas para o seu CNPJ, facilitando a manifestação dos documentos e permitindo que as notas de entrada sejam importadas diretamente para o sistema.

Acesse o Uniplus, Fiscal → Geral → Documentos destinados.

Saiba mais

• Veja as respostas para perguntas comuns sobre a Gestão de Compras Uniplus.

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